10 façons de vous libérer du temps dans la journée en tant que chef d’entreprise

Passez-vous trop de temps à diriger votre entreprise et pas assez à la construire ? Vous n'êtes pas seul. Il s'agit d'un problème systémique, et la plupart des entrepreneurs succombent à la routine quotidienne, ce qui leur laisse à peine le temps de se concentrer sur les opportunités de croissance. En tant qu'entrepreneur, vous avez beaucoup à faire. C'est vous qui prenez toutes les décisions commerciales, et c'est vous qui gérez les résultats. Vous faites tout cela avec un temps et des ressources limités.

Et si vous pouviez dégager une grande partie de votre temps chaque jour ?

Dans quelle mesure pourriez-vous faire progresser votre entreprise si vous disposiez de plus de temps pour travailler à son développement ?

De nombreux entrepreneurs sont tellement concentrés sur leur liste de choses à faire qu'ils perdent de vue la raison pour laquelle ils effectuent certaines tâches. D'autres ne parviennent pas à déléguer des tâches simples qui peuvent facilement être effectuées par quelqu'un d'autre. D'autres encore finissent par perdre un temps précieux en réunions et en traitement d'e-mails.

En apportant quelques petits changements, les chefs d'entreprise peuvent rediriger leur énergie vers le développement de leur activité. Il peut sembler décourageant de se lancer, mais ce n'est pas une fatalité.
Nous avons demandé à 10 membres du TAB et à des entrepreneurs d'analyser la situation pour vous. Voici dix conseils pour vous aider à gagner du temps dans votre journée de travail.

1. Déterminez à quoi vous consacrez votre temps et dans quelle mesure. Puis déléguez ce que vous pouvez.

Une façon de gagner du temps est de faire le point sur l'endroit exact où vous le dépensez. Beaucoup de mes membres TAB notent comment et où ils passent leur temps. Puis ils examinent chaque élément et réfléchissent aux questions suivantes :

• Est-ce quelque chose que je suis le seul à pouvoir faire ? Et si je ne suis pas là ? Qui pourrait le faire, et leur ai-je donné une chance ?
• Que puis-je déléguer à qui, et que faut-il faire pour que la délégation soit efficace - comme un outil, une formation ou une redéfinition des priorités des tâches de cette personne ?
• Est-ce que je fais cela à un moment où je devrais faire autre chose ? (Par exemple, "Est-ce que je fais mes comptes alors que j'ai des clients de premier ordre qui veulent me rencontrer ?")
• Est-ce que je ne sais pas clairement ce que je délègue pour le faire moi-même ou pour devoir faire trop de corrections ? Devrais-je ralentir le rythme et m'assurer que nous sommes d'accord sur ce qui doit être fait, à quel moment et quel est le résultat acceptable ? Devrais-je laisser l'autre personne trouver la solution ?

2. En quittant le bureau, notez 4 ou 5 des tâches les plus importantes à accomplir le lendemain.

Pour obtenir plus de temps dans votre journée, avant de quitter le travail chaque jour, notez quatre ou cinq des tâches les plus importantes que vous voulez accomplir le lendemain. Prévoyez du temps pour les interruptions, les imprévus, les appels téléphoniques, etc., mais soyez réaliste dans ce que vous voulez accomplir. Lorsque vous arrivez à votre bureau le lendemain matin, prenez 15 à 20 minutes pour ranger vos objets personnels, asseyez-vous, changez mentalement de vitesse et n'acceptez pas les interruptions (faites-le régulièrement et les gens apprendront à vous laisser tranquille à ce moment de la journée), puis poursuivez ce que vous avez écrit à la fin de la journée précédente. Cela vous aidera à être plus concentré et à laisser votre travail au bureau une fois que vous aurez terminé votre journée de travail.

3. Créez un cadre pour chaque journée de travail.

Définissez ce à quoi ressemble une journée de travail parfaite pour vous, et créez une approche disciplinée pour créer un nouveau cadre pour votre semaine de travail. Notez vos objectifs pour la journée et bloquez le planning pour atteindre les objectifs les plus importants. Prévoyez un temps flexible pour les objectifs secondaires qui peuvent être reportés à un autre jour en cas d'urgence. Par exemple, si votre journée idéale comprend du temps pour faire de l'exercice, méditer, prendre un bon petit déjeuner, faites-en votre programme du matin.

4. Prévoyez des temps d'arrêt, et maintenez-les.

Les personnes qui apprennent tout au long de leur vie et les clients des coachs ont leurs propres rituels - leurs tactiques efficaces pour tirer le meilleur parti de leur temps. En voici quelques exemples :

• Se réveiller tôt
• Rédiger une liste de tâches
• Marquer les trois principales tâches de la journée

Ce sont là les bases d'une journée productive.

Tout le monde est d'accord pour dire que gagner du temps dans sa journée est un objectif à atteindre. Qui d'entre nous n'aurait pas besoin d'une heure de plus pour cocher d'autres tâches de sa liste, faire de la gym ou participer à une activité familiale ?

Comment les chefs d'entreprise peuvent-ils récupérer plus de temps ?

La réponse est de prévoir des "temps morts" dans la structure de leur journée.

Les temps d'arrêt peuvent être décrits comme les moments où nous nous éloignons de notre programme de tâches, de courriels, d'appels et de réunions pour rêvasser - et c'est là que l'innovation commence. C'est le temps que nous mettons de côté pour visualiser nos objectifs futurs. C'est le moment de reposer nos cerveaux de la folle stimulation dans laquelle la technologie nous a plongés. Le temps d'arrêt est le moment où nous pouvons travailler sur nos vies, et non dans nos vies, tout comme nous passons du temps sur nos affaires plutôt que dans nos affaires.

5. Changez vos réunions standard.

Lorsque vous organisez des réunions internes ou externes, faites en sorte que la politique de votre entreprise prévoie des réunions de 20 ou 45 minutes au lieu des réunions standard de 30 minutes ou d'une heure que la plupart des logiciels de calendrier proposent par défaut.

6. Ayez toujours un ordre du jour, et respectez-le.

Distribuez cet ordre du jour à tous les participants. Commencez à l'heure et terminez à l'heure.
Pour les réunions internes, ne servez pas de boissons ni de nourriture pendant les réunions. Leur consommation prend du temps et provoque des interruptions. Pour les réunions de 30 minutes ou moins, rendez-vous dans un endroit où tout le monde devra se tenir debout.

7. Bloquez du temps pour vérifier et répondre aux e-mails deux fois par jour.

Au lieu d'être un outil pour notre activité, les e-mails peuvent rapidement devenir notre maître. Le tintement de la boîte de réception nous amène à détourner notre attention d'autres tâches, ce qui nuit à notre efficacité et à notre concentration. Plutôt que de répondre aux e-mails dès qu'ils arrivent, réservez deux moments par jour pour les traiter. Le milieu de la matinée et la fin de l'après-midi sont les meilleurs moments. Il faut éviter de regarder les e-mails en dehors de ces deux moments. Essayez cette méthode et vous constaterez deux avantages. Premièrement, vous deviendrez beaucoup plus efficace dans le traitement de vos e-mails, et deuxièmement, vous constaterez que votre efficacité dans d'autres tâches s'améliorera également.

8. Évitez le bavardage

Le bavardage et les conversations de proximité sont essentiels lorsque vous faites la connaissance d'un nouvel employé, d'un client ou d'un contact commercial de tout type. Cependant, une fois que vous avez établi ces relations, elles ne sont probablement plus nécessaires. Pourtant, nous continuons à perdre du temps à chaque conversation. Cela prend souvent plus de temps que la conversation commerciale proprement dite. Si vous ne gagnez que quelques minutes par conversation, cela représente rapidement 30 minutes à une heure de plus dans une journée !
Les personnes à qui vous parlez sont également occupées. Vous constaterez qu'ils apprécient et respectent votre emploi du temps et votre besoin d'en venir rapidement au fait et de passer à autre chose. Il y a toujours du temps pour les petites conversations après les heures de travail.

9. Prévoyez du temps pour répondre aux questions de votre équipe.

Bloquez du temps sur votre calendrier pour répondre aux questions de votre équipe. Demandez aux membres de votre équipe de garder leurs questions pour ce moment précis. Cela éliminera le désordre qui peut se produire lorsque tous les membres de votre équipe s'interrompent pour poser une question chaque fois qu'elle leur vient. Cela vous permettra d'être plus concentré et d'accomplir vos tâches. Cela les aidera à mieux planifier, à réfléchir davantage par eux-mêmes et à commencer à faire évoluer la culture de la lutte contre les incendies vers des plans de qualité, stratégiques et bien pensés. En conséquence, vous retrouverez plus de temps dans votre journée.

10. Définissez des actions qui correspondent à vos objectifs.

Vous devez définir des actions en fonction de vos objectifs à long terme. En d'autres termes, une fois que vous aurez décidé d'une vision clairement définie pour votre entreprise, vous trouverez plus de temps dans votre journée. Voici comment vous pouvez utiliser cette astuce. Une fois la situation future définie, posez-vous la question suivante : "Mes actions me rapprocheront-elles de mon objectif ? Et la trajectoire actuelle m'y conduira-t-elle ?" Si la réponse est oui, vous perdrez moins de temps en étant plus efficace et efficient avec votre temps et, par conséquent, vous retrouverez plus de temps dans votre journée.